Работа со «Службой Дизайна»
Работа со «Службой Дизайна»
Чтобы наша совместная работа с тобой была приятной и эффективной, полезно знать несколько важных моментов. Пожалуйста, прочитай ниже регламент работы со «Службой Дизайна» Центрального маркетинга Mail.ru Group.
1
Создание задачи
Чтобы мы взяли твою задачу в работу, тебе нужно сделать несколько простых шагов.
Зайди в наш Конструктор и выбери нужный тебе тип задачи.
Если тебе нравится привычная Jira, ставь задачу на проект Маркетинг, тип задачи Дизайн. Мы принимаем в работу только задачи, поставленные через систему Конструктор или Jira.
Опиши задачу максимально подробно.
Заполни как можно большее количество полей в брифе — это поможет нам выполнить твой запрос быстро и с наилучшим качеством.

Пожалуйста, постарайся поставить себя не место исполнителя. Все ли рассказано, не осталось ли информации «за скобками»? Поймет ли задачу специалист, не так глубоко погруженный в проект, как ты? Результат работы всегда зависит напрямую от постановки задачи.

Не забудь также указать:
- желаемый срок выполнения задачи
- KPI (по каким критериям ты будешь оценивать, хорошо ли сработали материалы, 
которые мы должны создать).
Смело отправляй нам задачу.
Мы изучим ее и назначим исполнителя в нашей команде в течение 1-2 дней. Если исполнитель еще не успел взять задачу в работу, а ты вспомнил какие-то важные детали, пожалуйста добавляй информацию в тот же таск в Jira.
icon
Мы не можем бронировать наши ресурсы заранее на основе предварительного устного или неполного письменного описания задачи. Мы будем рады, если ты предупредишь нас о планируемой задаче, но без таска в Jira и подробного описания мы не сможем оценить трудоемкость и подтвердить сроки.
icon
Всё общение по задаче мы ведем исключительно в таске в Jira! Обсуждение задачи в других каналах (мессенджеры, почта, личное общение) возможно для ускорения коммуникации, но любые ключевые изменения и договоренности должны фиксироваться в таске менеджером проекта, то есть тобой. При работе над задачей принимается во внимание только та информация, которая есть в таске в Jira.
2
Оценка задачи и принятие в работу
Назначение исполнителя.
В «Службе Дизайна» Mail.ru Group работают профессионалы с очень широким набором компетенций, и кто бы не взялся за твою задачу, она будет выполнена на высоком уровне.
Тем не менее выбор исполнителя для конкретной задачи обычно зависит от специфических требований и текущей загрузки команды.
После предварительного анализа задачи Артем Фенелонов или Георгий Мешков как правило назначают исполнителя в течение 1-2 дней с момента получения твоего таска.
Анализ задачи и оценка сроков.
Назначенный исполнитель обычно берет до 1 дня на изучение задачи и оценку сроков, проверку материалов и наличия всех необходимых требований к итоговому результату.
icon
Когда задача нам не ясна.
Если предоставленных тобой материалов не достаточно для понимания и оценки задачи по сложности и срокам, мы можем запросить у тебя дополнительные материалы в таске или попросить о личной встрече с тобой. Это увеличит время на анализ задачи и оценку сроков, поэтому так важно давать максимально подробное описание на этапе создания таска в Конструкторе.
Мы всегда стараемся ориентироваться на указанные тобой желаемые сроки выполнения задачи, но в действительности задача может оказаться сложнее, чем тебе кажется на первый взгляд. На сроки также влияет текущая загрузка «Службы Дизайна» Mail.ru Group.
После анализа задачи исполнитель укажет реальный срок исполнения задачи в рабочих днях, который ты должен согласовать до старта работы (как правило в течение 1 дня) или обсудить с нами возможные альтернативы и прийти к компромиссу.

Оценка актуальна на момент предоставления с учетом текущей загрузки дизайнера. Если старт работы будет отложен по каким-либо причинам на твоей стороне, оценка может стать не актуальной, поскольку у дизайнера уже могут появиться другие задачи.
icon
Приоритетность задач.
Ежедневно мы получаем большое количество новых задач от разных проектов компании, наши ресурсы чаще всего не позволяют работать одновременно над всеми. Поэтому при определении приоритетности той или иной задачи мы руководствуемся стратегической важностью твоего проекта для бизнеса Mail.ru Group.



К оценке приоритетности мы прибегаем только если твоя задача конфликтует по срокам и нашим ресурсам с задачей от другого проекта компании. Если твой проект приоритетнее для бизнеса компании, мы возьмем твою задачу в работу в первую очередь; в другом случае тебе придется немного подождать. Так или иначе мы обязательно тебе поможем.
icon
«Срочные» задачи.
Пожалуйста, учитывай, что мы как правило не берем в срочную работу задачи с дедлайном сегодня или завтра. Это возможно в качестве разового исключения при наличии у тебя убедительных объективных аргументов и возможности у нас безболезненно сдвинуть работу над текущими плановыми задачами для других проектов.

Если ты просишь нас вне очереди поднять приоритет твоей задаче, вовремя не получат свои материалы твои коллеги из других проектов. Если мы будем идти тебе на встречу, то на месте расстроенных коллег однажды можешь оказаться и ты.
Принятие задачи в работу.
Если предоставленных тобой материалов и информации исполнителю достаточно для понимания сути задачи и ожидаемого результата, а ты согласен с предложенным исполнителем сроком завершения таска, он берется в работу.
icon
После начала работы крайне нежелательно вносить изменения в задачу.
Это как правило ведет к повторному согласованию брифа и пересмотру сроков.
После начала работы над задачей ты можешь:
  • Отменить задачу с указанием причины
  • Поставить задачу на паузу с указанием причины и прогноза по возобновлению работы
  • Внести в исходную задачу изменения, если это неизбежно. Мы возьмем паузу, чтобы оценить их. Если изменения не отражаются на сути задачи, сроках и трудозатратах, мы согласуем с тобой обновление брифа и продолжим работу. Если изменения в брифе более существенные, мы можем пересмотреть сроки и даже исполнителя. То есть мы вернемся на этот этап.
icon
Иногда случается, что в момент работы над твоей задачей нам приходится отвлечься на таск для проекта с объективно более высоким приоритетом. В этом исключительном случае мы можем поставить твою задачу на паузу. Мы обязательно уведомим тебя об этом, предоставим новый прогноз по срокам и объясним причину. В любом случае, при возникновении такой ситуации мы попробуем вместе найти выход.
3
Сдача итоговых материалов
Когда материалы готовы, тебе останется только утвердить задачу или дать комментарии.
После выполнения задачи исполнитель загрузит материалы в таск, переведет задачу в статус «ожидание заказчика» и будет ждать твоих комментариев или принятия материалов.
icon
Пожалуйста, постарайся принять или прокомментировать работу в течение 1 дня. Это позволит исполнителю оперативно внести твои пожелания. Если ты затянешь с фидбеком, наш дизайнер скорее всего приступит к другой задаче и сможет вернуться к твоей только через некоторое время.
Если на этом этапе ты попросишь нас внести доработки, не предусмотренные оригинальным брифом, мы предложим тебе принять подготовленные материалы и поставить новую задачу на их доработку.

Если же материалы тебя полностью устраивают, подтверди это в таске в Jira и закрой задачу со статусом готово.
4
Оценка работы «Службы Дизайна»
Прежде чем задача будет закрыта, мы обычно просим тебя оценить нашу работу.
Для этого, пожалуйста, максимально честно ответь на несколько вопросов нашей короткой анкеты (ссылку на нее ты найдешь в таске). Ответы займут всего пару минут, а нам помогут работать для тебя еще лучше.
icon
Заполнение анкеты — это не обязательный этап, но мы будем очень признательны тебе за обратную связь, это поможет нам работать для тебя еще лучше. Наша радость умножится, если ты сделаешь это в течение максимум 3 дней с момента принятия материалов задачи.
Наша анкета — это не простая формальность, Артем Фенелонов и Георгий Мешков просматривают весь фидбек, и если в ходе работы над задачей что-то пошло не так, мы обязательно разберемся, чтобы ситуация не повторилась в будущем. Если же ты всем доволен и хочешь поблагодарить работавшего над твоей задачей дизайнера, мы передадим твои теплые слова.
Идеальный процесс работы над твоей задачей как правило выглядит 👉 так.